Bjuda kunder eller personal på middag – trevligt, men inte avdragsgillt?

Det är inte längre avdragsgillt att bjuda kunder eller personal på middag. Men det kan ändå vara så att momsen kan fås tillbaka. Ja, varför ska något vara enkelt? Jag ska här gå igenom lite av skattereglerna runt representation och liknande kostnader.

För några år sedan upptäcktes att Sverige enligt EU regler felaktigt vägrat momsavdrag för representation genom en begränsning i avdragsrätten som infördes efter att vi kom med i EU. I och med den upptäkten fick vi möjlighet till lite större momsavdrag än tidigare.

Nu har avdragsrätten för kostnad för representationsmåltider slopats helt från och med räkenskapsår som startar efter 1 januari 2017 vilket gör totalbilden ytterligare lite rörig.

Det kan vara lite svårt att i praktiken dra en klar gräns mellan vad som är utbildning/konferens/arbetsmöte och vad som är representation för kunder contra personal, och som sagt det har inte blivit lättare!

Vi börjar med representation. Nu, from i år, är det alltså inget skattemässigt avdrag för kostnader för måltider varken när företaget bjuder personal eller kunder. Däremot kan det vara avdragsgillt att betala för kringkostnader, såsom teaterbiljett och övernattning. Underhållning/aktivitet får dras av upptill en kostnad av 180 kr exklusive moms per person. Även en (1) övernattning är helt avdragsgill för det betalande företaget. Men alltså ingen mat.

Ett undantag för detta är "enklare förtäring". Det får inte vara en måltid, ingen alkohol och det får inte kosta mer än 60 kr + moms (=67kr). Om förtäringen kostar mera är ingen del avdragsgill. Detta avdrag tar syfte på exempelvis styrelsemöten.

Grunden för ett företags kostnader för representation mot personal är att det är tillåtet med 2 personalfester per år. Skulle företaget ändå bjuda fler gånger blir inte kringkostnaderna avdragsgilla för den 3:e gången och framåt. Däremot så blir det inte skattepliktigt för den anställde med flera tillfällen men observera att det inte får vara för påkostat.

Representation mot kund faller under i princip samma regler. Här är grunden den att det ska vara i ett samband med en affärsuppgörelse. Avdrag ges för kringkostnader/aktiviteter med 180 kr/person men inget avdrag för måltider. Samma undantag för "enklare förtäring" som ovan gäller. Det är med andra ord OK att ta en fika men inte en lunch...

Utbildning av personal är alltid avdragsgillt! Både kostnader för arrangemanget och för mat i samband med arrangemanget. Då är

momsen avdraggill på vanligt sätt. Det är dock en gråzon mellan vad som är utbildning, internkonferens eller bara ett arbetsmöte.

Måltid vid ett arbetsmöte är normalt skattepliktig förmån för den anställde. Det kan ses som att det tillhör de vanliga arbetsuppgifterna. Internkonferens är ett något mer planerat möte och kan ses som närbesläktat med utbildning/planering. Det är viktigt att för att få avdrag i dessa lägen (även vid andra utbildningstillfällen) se till att ha en ordnad dokumentation över vad som gjorts. Dokument avseende syftet med mötet/konferensen, ett schema med ordentliga tidsangivelser och lokal/plats samt olika ansvariga bör upprättas. Till detta någon form av protokoll som kan visa vad man kommit fram till. Man ska kunna visa vilken nytta företaget haft av mötet/konferensen. Då ses eventuell måltid i sammanhanget som personalrepresentation och blir därmed inte skattepliktig förmån samtidigt som arbetsgivaren får fullt avdrag.

Momsavdrag fås normalt för kostnad i och för verksamheten, förutsatt att man bedriver momspliktig verksamhet. Det innebär att fullt momsavdrag ges för kringkostnader (vid representation med momsen på upp till 180 kr), utbildningskostnader och konferenser. Om någon måltid vid konferensen skulle ses som representation gäller samma regler som vid övriga representationsmåltider.

Sverige hade tidigare en gräns på representationsavdrag på maximalt 300 kronor per person. Denna nivå ligger nu kvar som grund för mervärdesskatteavdraget vid representation. Detta innebär att om man betalar full moms på ett representationskvitto är moms på 75 kronor (=25%) avdragsgill. För att göra det lite krångligare så har vi ju olika procentsatser och då måste momsen beräknas/jämkas. Följande uppställning åskådliggör:

Om representationen kostat mindre än 300 kronor/person får man dra den moms som står på kvittot.

Om representationen är dyrare än 300 och enbart gäller mat o alkoholfri dryck blir avdraget 300 kronor *12% = 36 kronor.

Om dito representation men med alkolholdryck finns en schablon som utgår från att 75% av kostnaden är för mat och 25% för alkohol vilket medför 300 *75% * 12% + 300*25%*25% = 46 kronor.

Har man enbart bjudit på alkohol och det kostat över 300 kronor blir avdraget 300* 25%= 75 kronor.

Sammanfattning:

Inga avdrag för måltidskostnader om dessa inte varit i utbildnings- eller konferenssammanhang.

Momsavdrag för måltid kan beräknas.

Representationsmåltid för anställd är alltid skattefri.

Om arbetsgivaren betalar den anställdes måltid i övrigt blir detta skattepliktig förmån. Förmånsbeloppet för en middag är 90 kronor oavsett hur dyr middagen varit! Obs det skulle kunna ses som alltför påkostat och lönebeskattas!

Internkonferenser ska dokumenteras med syfte, tidsschema, ansvariga samt protokoll över vad man kommit fram till.

 

Britt-Marie Karlsson

auktoriserad revisor på Deloitte AB samt kontorschef