Konferenserna ska ge valuta för pengarna

Dagens konferensköpare är kostnadsmedvetna och är noga med att arrangemangen har program som är till nytta för företagen. – Visst ser konferensköparna till prislappen, men ännu viktigare är innehållet, säger Lars-Erik Bjelkemyr, auktoriserad revisor på Ernst & Young i Oskarshamn.

Konferenser har länge varit viktiga för att samla medarbetare och/eller kunder. Det kan handla om allt från utbildningar till kickoffer och kundträffar. Oavsett form, plats och längd har de en sak gemensam: De ska vara motiverade och till nytta för verksamheten.

– Den vanligaste frågan vi får om konferenser är vad som är avdragsgillt. Det finns inte några tydliga skatteregler när det gäller konferenser. Därför blir avdragsrätten en ren bedömningsfråga. Utgångspunkten är att kostnaden ska vara till uppenbar nytta för företagets verksamhet och att inslaget av rekreation inte är alltför stort i förhållande till själva konferensen, säger Lars-Erik Bjelkemyr.

– Det innebär inte att det är förbjudet att bada, spela golf eller att ägna sig åt andra trevliga sysselsättningar, men förutsätter att detta sker i rimlig omfattning.

Sex timmars arbete per dag

Ibland brukar man resonera utifrån att konferensen ska innehålla sex timmars arbete per dag. De sex timmarna kan fördelas i tiden på lämpligt sätt.

– Denna ”sextimmarsregel” är inte något som allmänt tillämpas av skattemyndigheterna, men jag tror att utgångsläget för en diskussion kring skattefrågan är ganska bra om man själv tillämpat regeln, tillägger Lars-Erik Bjelkemyr.

– Det går bra att i viss mån koncentrera rekreation och nöje till en heldag, exempelvis efter tre till fyra dagar med normal arbetstid. Däremot accepteras inte att komprimera arbetet till ett par överfulla dagar för att sedan vara extra mycket ledig.

Spara dokumentationen

Lars-Erik Bjelkemyr understryker att det måste finnas ett program för konferensen. Programmets alla delar ska specificeras och det måste finnas substans i lektions-/arbetstimmarna. Därtill kravet på att konferensen ska vara till nytta för företaget.

– Det är viktigt att spara program och annan dokumentation. Bäst är att det finns kopior av dokumentationen som bilaga till verifikationen.

Personal- eller försäljningskostnad

I normalfallet är kostnader för konferenser helt skattemässigt avdragsgilla. Beskattning av konferensdeltagarna blir inte heller aktuell. Förutsättningen är att konferensen är till ekonomisk nytta för företaget och deltagarna.

Bokföringsmässigt hanteras en konferens för egna medarbetare som personalkostnad och förs på kontot för utbildning. Gäller det en konferens för företagets kunder bokförs den som försäljningskostnad. Det handlar således inte om representation.

Moms är avdragsgill om kostnaden är avdragsgill vid inkomstbeskattningen.

– Om man är tveksam till om kostnaden är avdragsgill/skattepliktig, kan man redovisa detta öppet i sin deklaration, tipsar Lars-Erik Bjelkemyr.

Bedömning av rimlighet

Konferensens kostnader för reser, program, nöje och måltider ska alla kunna bedömas som rimliga. Om det ingår i konferensen att äta en middag är det högst rimligt att den inkluderar ett par glas vin. Att däremot låta restaurangen korka upp värsta dyrgriparna faller utanför rimlighetens gräns.

– När det gäller avstånd finns inga begränsningar, men även här gäller att kostnaden måste vara rimlig då den vägs mot nyttan för företaget. Troligen kommer ett program från en konferens i Västindien att granskas intensivare än en motsvarande konferens i Sverige.

Det är populärt att förlägga en konferens under ett veckoslut i någon europeisk huvudstad. I dessa fall är det särskilt viktigt att program och arrangemang är omsorgsfullt genomarbetade. Kostnaden kommer också vägas in i bilden. Ett alltför exklusivt boende och levande kan därför ifrågasättas.

Förmån för medföljande

Det förekommer att även respektive följer med. Om företaget betalar resa, mat, logi och rekreation/nöje för respektive så ska detta redovisas som förmån, som medarbetaren beskattas för.

– Om en kund har med sig sin respektive så är det enklast att den medföljande personen själv betalar sin del av arrangemanget, exklusive konferensens kostnader för föreläsare, konferenslokaler, etcetera.

Belöningsresor beskattas

Observera att belöningsresor, exempelvis för ett visst uppnått försäljningsmål, inte är konferenser. Deltagaren beskattas då fullt ut. Det får alltså inte finnas något urvalssystem baserat på arbetsinsatser eller liknande när man bestämmer vem som får vara med på konferensen, understryker Lars-Erik Bjelkemyr.

Gäller även fåmansbolag

Samma regler och bedömningar gäller för fåmansbolag.

– Det ligger i sakens natur att ett fåmansbolag i detta fall kan bli hårdare granskat av skattemyndigheten, så det gäller att ha all dokumentation i ordning och att verkligen kunna visa på nyttan för verksamheten.

Klokt att använda proffs

Ett tips från Lars-Erik Bjelkemyr är att använda sig av konferensanläggningar och resebyråer.

– De är proffs på konferenser och gör arbetet både billigare och bättre. I allmänhet är det också lättare att få acceptans från skattemyndigheterna om konferensen arrangeras i extern regi. Ofta är det fråga om branschinriktade företag, som ser till att arrangemangen uppfyller kraven på balans mellan arbete och fritid, framhåller Lars-Erik Bjelkemyr.