• Britt-Marie Karlsson.

När plånboken finns i telefonen

Idag sker allt fler av våra affärer digitalt. Vi betalar med swish och får våra fakturor via mail och som e-fakturor direkt i internetbanken. Vi scannar eller fotograferar av våra fakturor och skickar vidare till någon som hjälper till med administrationen. Men hur fungerar allt detta i förhållande till företagens krav på redovisning och arkivering? Här ger vi en liten genomgång.

Det krav som finns på företagen enligt bokföringslagen är att spara räkenskapsmaterial i sju år. Som räkenskapsmaterial räknas för övrigt även en följesedel om det på fakturan står hänvisning till följesedel och inte tydligt anges vad som är köpt. Det finns också ett krav att materialet ska sparas i samma form som det mottagits av företaget i tre år.

Om företaget på något sätt har överfört informationen från en form till en annan, exempelvis scannat en pappersfaktura måste pappersfakturan sparas de första tre åren. De övriga fyra åren räcker det med den digitala fakturan.

På motsvarande sätt gäller att om man mottar en faktura via mail eller som e-faktura ska den sparas elektroniskt i tre år även om man skriver ut fakturan på papper. De sista åren räcker det att man bara har papperskopian kvar.

Om en anställd fått ett kvitto på papper men fotar av detta och skickar till arbetsgivaren för utbetalning måste papperskvittot sparas i tre år. Orginalkvittot måste även kunna hittas och följas under dessa tre åren. När de tre åren passerat är det tillräckligt med den digitala fotokopian.

Det är viktigt att kolla upp så allt sparat blir oförändrat. Det är företagets ansvar att allt material arkiveras på rätt sätt även om man skriver avtal med en extern part, exempelvis ett scanningföretag. Det gäller att se över vad avtalen uttrycker och inte missa något om/när man byter avtalspart. Gäller även när man byter bokförings- eller faktureringsprogram.

Det är inte bara formen och sättet på hur fakturor och kvitton sparas som har förändrats i takt med den digitala utvecklingen. Med Swish kan även den faktiska betalningen ske direkt i mobiltelefonen. Det krävs ett speciellt telefonnummer som är kopplat till företagets bankkonto för att ta emot swish. Det hela läggs upp via inloggning på bannkens hemsida. Bokföringsmässigt hanteras swish på samma sätt som kortbetalningar vilket innebär att dessa ses som kontantbetalningar när man ska avgöra om det krävs att betalningen registreras i ett certifierat kassaregister. Bokföringen görs utifrån en eventuell dagrapport, kvitto och insättningsuppgifterna.

Då ett företag erhåller kontantbetalningar, inkluderat kort- och swishbetalningar, över 179200 kronor per år (beloppet gäller år 2017) krävs ett certifierat kassaregister om man inte väljer att istället utfärda en fullständig kontantfaktura för varje enskilt försäljningstillfälle.

Med förändringar kommer som bekant alltid nya krav. Det gäller att hänga med i svängarna och utnyttja nya regler på bästa sätt. Även om en del är arbetsbesparande och finansiellt positivt så gäller det tyvärr inte allt, men man får ta det onda med det goda!

 

Britt-Marie Karlsson,
auktoriserad revisor på Deloitte AB samt kontorschef